僕は以前までシステムエンジニアとして、設計書書いたり、プログラム書いたりしてましたが、人と話さないために、設計書には事細かく色んなこと書きましたし、プログラムにもしっかりコメントを残すようにしてました。
もしどうしても人とやりとりせねばならない場合、たとえ対象の人が隣にいたとしても、チャットかメールを送ります。
そんな僕の天敵は電話です。
この記事では、僕の思う電話の無駄なところを徹底的にまとめます。
※昔されて嫌だったことを書きなぐって行くので、少し喧嘩腰のような表現になるかもしれません。決して喧嘩を売っている訳ではありませんのでご了承ください。
無駄１.最初の挨拶
「もしもし」のことではないです。「もしもし」の後に続く言葉のことです。
例を挙げて解説していきます。
例１.今時間大丈夫でしょうか？
A「もしもし」
B「もしもし」
A「Aです。今時間大丈夫でしょうか？」
B「・・・」
ほとんどの人が使ったことあると思います。
相手を気遣う言葉ですね。ですがそれ気遣えてないかもしれません。
ツッコミ１.大丈夫じゃなかったら電話に出てない
本当に気遣っていて相手のことを考えていたら、電話に出た時点で少しは時間があるってこと。と気づいて欲しいところです。
相手は、ひどいトラブルかもしれない！と想像して、忙しい中電話を取ったのかもしれません。
一言目が「今時間大丈夫でしょうか」だったら、余裕があるし、緊急じゃないんだろうな。って判断されてもおかしくありません。
ツッコミ２.要件による
時間大丈夫って、どのくらいのボリュームを指しているの？って話です。
これを意識して、「10分大丈夫ですか？」と聞く人もいますが、その人は10分を想定しているかもしれませんが、それはその人の勝手な都合と想像で、要件によってはそれ以上かかる可能性があります。
とにかく要件を教えて欲しいです。
対処法
この言葉を使われた場合の回答は、
「今○分時間あります。要件は？」
と言って相手の言葉を聞く。
○分以上かかりそうな場合は、
「回答に時間かかります。○分後に折り返します。」
と続けます。
どうしてもこの言葉を使いたい時
どうしてもこの言葉を使いたい！と言う時は、
「Aです。○○の件でお話があるのですが、○時間いただいてもよろしいでしょうか？」
と言うのがお互いにスムーズです。
例２.調子どうですか？
この言葉から世間話をしようとする人いますよね。
外国じゃないんですから、外国でも最近使わないですよ。
電話口の先で相手がどんな状況なのかも知らずにのんきに世間話するのは大変失礼だと思います。
そんな世間話している間に、要件話す時間なくなっていきますよ。
対処法
冷たいやり方になりますが、
「お疲れ様です。要件は？」
と言います。
丁寧にするとすれば、
「誠に恐縮ですが、今忙しくて少ししか時間が取れません。ご要件をお聞きしてもよろしいでしょうか？」
と言う感じです。
どうしても世間話がしたい時
どうしても「調子どうですか？」を使いたい時は、最後にしましょう。
先に要件です。
要件がわからないまま世間話しても相手は警戒してしまうので話は弾みませんが、要件が終わった後に世間話をすると話が弾みます。警戒というストレスから解放されたばかりなので、相手も気持ちよく答えてくれることが多くなります。
無駄２.記録に残らない
電話はトラブルの元です。
あとで言った言ってないの水掛け論になることがあります。
わざわざ録音なんてしませんし、電話は基本的に１対１なので、証人なんかいません。
対処法
こうならないために、僕は電話が終わった後に、メールで話の内容をまとめたものを共有して確認をとります。
普通は電話をかけてきた側がするべきですが、電話をする人はそんなことしません。
まとめる人もいると思いますが、まとめるくらいなら最初からメールで済ませろよ。って思います。
電話した時間ももったいないし、まとめる時間ももったいないです。
無駄３.話したいことがまとまってない
とにかく電話する人は、したい話がまとまっていません。
自分のしたい話をまとめる作業を電話の相手にさせようとしてきます。
電話に出る方は、ただでさえ急な電話で時間を取られた上に、話を聞くことに頭を使わないといけません。
最低限話したいことをまとめてから電話して欲しいです。
対処法
これは難しいですが、
「話をまとめてから電話して欲しいです」と伝えるしかないと思います。
失礼のないように意識するなら、十分に時間がないことを説明しましょう。
無駄４.前提条件を説明しないといけない
電話はお互いに今どう言う状況かわかりません。
電話をかけた側は今の状況を説明した上で要件を話さないといけません。
これをすっ飛ばすことで認識の違いが生まれてトラブルがおきます。
メールだと箇条書きで書くだけで十分なのに電話だと相手の耳に入れて頭の中に記憶してもらいながら話さなければなりません。
相手はメモを取りながら話さなければならなく、話す側はメモをとる時間を作ってあげないといけません。
この時間が無駄です。
対処法
電話する前に箇条書きでまとめたものをチャットか何かで送ってもらい、把握した上で電話を開始する。
まとめ
この記事に電話の嫌なところをぶつけましたが、これは仕事の話です。
恋人とか、家族の場合はまた違いますが、何にせよ急な電話はやめて欲しいですね。
どんな相手だろうと、電話する前にチャットやメールで要件を伝えた上で、電話していいかを確認するのがいいと思います。
急な電話は、緊急時だけにするべきだと僕は思います。
以上、ここまでご覧いただきありがとうございました！
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